Com o foco em aprimorar os processos internos de uma empresa, a gestão ágil é um conjunto de metodologias que aplicadas no dia-a-dia da empresa proporciona mais do que agilidade. Os benefícios são diversos, entre eles a comunicação transparente entre os membros da equipe e a flexibilidade de mudanças durante a gestão de projetos, e análise de todo fluxo de trabalho em tempo real, gerando uma entrega contínua que favorece a experiência do cliente com o seu negócio.

Para que sua empresa extraia os diversos benefícios proporcionados por esse novo modelo de gerenciamento, é preciso estar preparado para mudanças e isso significa abrir mão de métodos convencionais. Nesse post, vamos apresentar as origens da gestão ágil, quais os tipos de metodologias que ela oferece e as vantagens de você efetuá-la integrá-las em sua empresa. Vamos lá?

O QUE É GESTÃO ÁGIL

Ágil vai muito além de rapidez, engloba também a flexibilidade e integração. Deste modo, os métodos ágeis na gestão são adaptáveis a mudanças repentinas no planejamento, como mudar prioridades, alterar características dos processos ou adiar tarefas conforme necessário.

Mesmo sendo tão falado, o conceito de gestão ágil é, de certa forma, novo para as empresas. Ele foi popularizado no meio corporativo pela Toyota, no fim da Segunda Guerra Mundial, quando perceberam que era melhor intervir nos processos diante à um problema do que recomeçar. Nos anos 90 o conceito ágil ficou famoso em outros países, com exclusividade em empresas de tecnologia.

Sabemos então que a gestão ágil é uma abordagem “leve” no gerenciamento de processos, ou seja, todas as questões internas da empresa acabam sendo divididas em etapas menores para que seja mais fácil efetuar mudanças sem que se comprometa a qualidade do serviço.

E então, colhendo os benefícios diretos da aplicação desta metodologia de gerir negócios, mais empresas, não apenas do segmento de tecnologia, estão se adequando aos métodos ágeis para gerenciar seus processos, internos e externos, já que podem ir melhorando a prestação de serviço a partir das características e mudanças propostas pelo cliente e mercado.

Todos os métodos da gestão ágil são centrados no Manifesto para Desenvolvimento Ágil de Software, um compilado de princípios que fundamentam a gestão ágil.

O MANIFESTO ÁGIL

O manifesto ágil surgiu em 2001, a partir da análise de gestão de projetos bem-sucedidos. Nessa reunião, onde dezessete pessoas estavam presentes, também surgiram os primeiros conceitos de vários métodos ágeis, como o DSDM e Scrum. Nos dias atuais o manifesto ágil é um guia de sucesso para qualquer gestão, veja seus quatro valores:

  • O funcionamento de um software acima de documentação abrangente;
  • A capacidade de resposta às mudanças acima de um plano pré-estabelecido;
  • Os indivíduos e suas interações acima de procedimentos e normas;
  • A colaboração do cliente acima da negociação e contrato.

Além dos valores que citamos acima, o manifesto ágil tem doze princípios que deixam as metodologias ágeis mais claras para entendimento:

  •  “Mudanças nos requisitos são bem-vindas, mesmo tardiamente no desenvolvimento. Processos ágeis tiram vantagem das mudanças visando vantagem competitiva para o cliente”;
  • “Entregar frequentemente software funcionando, de poucas semanas a poucos meses, com preferência à menor escala de tempo”;
  •  “Construa projetos em torno de indivíduos motivados. Dê a eles o ambiente e o suporte necessário e confie neles para fazer o trabalho”;
  • “O método mais eficiente e eficaz de transmitir informações para e entre uma equipe de desenvolvimento é através de conversa face a face”;
  • “Simplicidade – a arte de maximizar a quantidade de trabalho não realizado – é essencial”;
  • “Software funcionando é a medida primária de progresso”;
  • “As melhores arquiteturas, requisitos e designs emergem de equipes auto gerenciáveis”;
  • “Os processos ágeis promovem desenvolvimento sustentável. Os patrocinadores, desenvolvedores e usuários devem ser capazes de manter um ritmo constante indefinidamente”;
  • “Contínua atenção à excelência técnica e bom design aumenta a agilidade”;
  • “Nossa maior prioridade é satisfazer o cliente através da entrega contínua e adiantada de software com valor agregado”;
  •  “Em intervalos regulares, a equipe reflete sobre como se tornar mais eficaz e então refina e ajusta seu comportamento de acordo”;
  • “Pessoas de negócio e desenvolvedores devem trabalhar diariamente em conjunto por todo o projeto”.

GESTÃO ÁGIL x GESTÃO TRADICIONAL

Agora que você conhece o manifesto, é importante entender as diferenças entre a gestão ágil e a gestão tradicional, e descobrir como cada uma funciona.

A principal diferença entre os métodos ágeis e os métodos convencionais está no planejamento interno dos processos. Na gestão tradicional existe um período antes da execução do processo destinada unicamente ao planejamento, quando todas as especificações, responsabilidades e prazos são definidos.

Já na gestão ágil, define o básico no início e com o passar do tempo, de forma interativa, o projeto vai se definindo e performando até chegar ao resultado. Portanto, as características do serviço final podem ser alteradas, se necessário, em qualquer ponto de sua execução. No método tradicional, por outro lado, essas mudanças até poderiam acontecer, mas elas deveriam ser solicitadas e aprovadas por um gestor ou responsável pelo processo.

Os métodos da gestão tradicional fazem com que as partes dos processos sejam feitas uma por vez e ao fim do projeto tudo é reunido e entregue ao cliente que realiza a aprovação do mesmo. Já na gestão ágil, podem ser executadas várias tarefas simultaneamente, com os setores focados nas suas respectivas entregas, desse modo o cliente recebe breves feedbacks ao longo da execução do processo, para que tudo saia de acordo com suas exigências.

COMO FUNCIONA A GESTÃO ÁGIL?

A gestão ágil é uma abordagem de mínima intervenção para o gerenciamento de projetos, deste modo, o projeto acabada sendo divido em etapas menores, chamadas de feedbacks. Com esse modelo o gerenciamento do processe se torna mais efetivo e dinâmico, com uma comunicação interna efetiva o aumento de qualidade na prestação de serviços é um resultado visível.

Mas quais os métodos mais usados para uma boa gestão ágil? Listamos duas metodologias mais usadas pelas empresas nos dias atuais, veja:

SCRUM

No Scrum os processos são divididos em etapas interativas chamadas de Sprints. Cada Sprint dura entre 2 e 4 semanas englobando uma série de tarefas a serem feitas, assim que uma Sprint é finalizada dá se início às outras até que o processo esteja completo.

Durante a execução de uma sprint são feitas breves reuniões durante o período do respectivo processo, as Daily Scrum, em que a equipe discute quais tarefas da sprint serão realizadas ao longo do tempo, de acordo com a prioridade das entregas, além de apresentar o que foi realizado no tempo anterior. Fazendo com que os colaboradores consigam acompanhar o progresso do processo.

KANBAN

 O Kanban é um método mais visual e simples, baseados em quadros que se dividem em: A FAZER; EM ANDAMENTO; FINALIZADA ou COMEÇO; MEIO; FIM. A equipe em questão também pode trabalhar com vários quadros, dependendo do seu segmento e duas funções que desempenham na empresa.

Os quadros podem ser customizáveis de acordo com o modelo de trabalho de cada equipe. Cada cartão é uma tarefa a ser executada, podendo ser inclusas descrições, prazos de entregas e pessoas responsáveis por sua execução, entre de mais informações.

Veja como é um modelo Kanban do sistema de gestão ágil GRPRO Infinite:

Módulo de tarefas do sistema de gestão ágil GRPRO Infinite – Um produto PowerBy AdaptWeb Tecnologia.

Com o Kanban, o acompanhamento do progresso de cada tarefa fica simples esclarecendo a responsabilidade de cada participante e dar visibilidade para o que já foi feito e o que falta ser iniciado.

XP – EXTREME PROGRAMMING

O Extreme Programming é um método de desenvolvimento de software, originada nos Estados Unidos ao final da década de 90. Como o SCRUM e outros métodos ágeis, o XP trabalha com pequenas entregas ao longo do projeto, que vão sendo reportadas e disponibilizadas aos clientes.

O método XP se funde em quatro conceitos:

  • Comunicação: Tem o objetivo de evitar lacunas em processos e problemas entre clientes, equipes e fornecedores.
  • Feedback: Muito atrelado ao conceito de comunicação, o feedback consiste em retornar prontamente informações entre aos membros da equipe e clientes.
  • Simplicidade: Ela deve ser aplicada durante todo o processo, desde a definição dos requisitos até a entrega da solução.
  • Coragem: Basicamente refere-se à coragem de dizer não quando necessário.

A FERRAMENTA CERTA PARA SUA GESTÃO

Para tornar esse processo mais fácil, você pode contar com um sistema de gestão ágil completo que agrega valor ao seu negócio. Com o GRPRO Infinite você consegue gerenciar sua equipe, seja ela home office; híbrida ou presencial, organizar tarefas e projetos e estabelecer prioridades de trabalho de forma prática e simplificada.

Com os fundamentos agile integrados de forma 360 no GRPRO fica mais fácil praticar as técnicas da gestão ágil e colher os diversos resultados que a mesma pode levar à sua empresa, elevando ainda mais o nível do seu negócio.

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